Descubra o custo real de um funcionário CLT para sua ME do Simples Nacional em Outubro de 2025. Guia completo com encargos, FGTS, férias e provisões para um planejamento financeiro perfeito.
Introdução: Da Contratação ao Custo Total de Mão de Obra
Para a Microempresa (ME) no Brasil, contratar é um sinal de crescimento, mas também um dos maiores desafios financeiros. O valor que você acorda com o colaborador (salário bruto) é apenas a ponta do iceberg. O custo total de um funcionário CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) pode superar o salário em 30% a 80%, dependendo do regime tributário.
Em Outubro de 2025, com as atualizações de tabelas e pisos salariais, torna-se essencial que o empreendedor da ME, optante pelo Simples Nacional, saiba exatamente quanto custa essa mão de obra. Este artigo, elaborado com dados atualizados e foco em SEO, detalha cada encargo para que seu planejamento financeiro seja robusto, evitando surpresas fiscais e garantindo a saúde do seu negócio.
1. O Ponto de Partida: A Grande Vantagem do Simples Nacional
A principal diferença no custo de um funcionário CLT para uma ME do Simples Nacional, em comparação com empresas do Lucro Presumido ou Real, é a isenção de encargos patronais.
Enquanto empresas de outros regimes pagam cerca de 20% sobre a folha de pagamento ao INSS (INSS Patronal), mais contribuições a Terceiros (SAT/RAT, Salário-Educação, Sistema S – Sebrae, Sesc, Senai, etc.), a ME optante pelo Simples Nacional está dispensada de grande parte desses encargos.
Importante: A contribuição previdenciária patronal é recolhida dentro da própria guia do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), exceto para as empresas do Anexo IV (serviços como construção civil, vigilância, limpeza), que pagam a contribuição patronal à parte (20% sobre a folha). Fonte: Lei Complementar nº 123/2006 e Resolução CGSN nº 140/2018.
2. A Composição do Custo Mensal Fixo (Encargos Obrigatórios)
Para qualquer ME, o cálculo do custo de um funcionário CLT (salário bruto) é dividido em duas partes: Encargos Mensais e Provisões Anuais.
A. Encargos Mensais (Pagamento Imediato)
São os custos que a empresa deve repassar mensalmente ao governo, baseados no salário bruto do funcionário.
1. Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
- Alíquota: 8% sobre o salário bruto do empregado.
- O que é: Valor depositado pela empresa em uma conta vinculada ao trabalhador, que pode ser sacado em casos específicos (demissão sem justa causa, compra da casa própria, etc.).
2. Vale-Transporte (VT)
- Regra: A empresa custeia o transporte, mas pode descontar até 6% do salário básico do funcionário. A diferença é paga pela empresa.
- Exemplo: Se o VT custa R$ 300/mês e o salário é R$ 2.000, o funcionário paga 6% (R$ 120). A empresa custeia a diferença de R$ 180.
Para calcular as alíquotas de desconto do INSS e Imposto de Renda (IRRF) do funcionário, que a ME deve reter e repassar, utilize nossa Calculadora de Salário Líquido CLT 2025.
B. Provisões Anuais (Reserva Obrigatória)
Esses valores não são pagos mensalmente ao funcionário, mas a ME deve provisionar (guardar) o dinheiro todos os meses para honrar as obrigações anuais ou rescisórias.
| Provisão | Percentual sobre o Salário Bruto | Base de Cálculo |
| 13º Salário | 8,33% (1/12 avos) | 1 salário pago em duas parcelas (novembro e dezembro). |
| Férias | 8,33% (1/12 avos) | 1/12 do salário, pago 1 vez por ano. |
| Adicional de Férias | 2,78% (1/3 de 8,33%) | 1/3 do valor das férias. |
| Provisão para Multa Rescisória (FGTS) | 4,00% (provisão da multa de 40%) | Multa paga em caso de demissão sem justa causa. |
O Custo Total Mínimo (Simples Nacional)
A soma dessas provisões e encargos obrigatórios resulta em um percentual mínimo que deve ser adicionado ao salário bruto:
Custo Fixo Mínimo -> 8% (FGTS) + 8,33% (13°) + 11,11% (Férias) + 4% (Multa FGTS) = 31,44%
Estimativa de Mercado: Embora o percentual mínimo de encargos diretos seja de aproximadamente 31,44%, a maioria dos especialistas e consultorias (como a Contabilizei e a Conta Azul) recomenda que a ME provisione, no mínimo, entre 35% e 45% sobre o salário bruto para cobrir todos os custos.
3. Exemplo Prático de Cálculo (Cenário Outubro/2025)
Considerando o salário-mínimo de R$ 1.518,00 (valor estimado para 2025, conforme projeções do mercado e do Orçamento Federal) para um funcionário em uma ME do Simples Nacional (Anexos I, II, III e V).
| Item de Custo | Percentual (%) | Cálculo (R$ 1.518,00) |
| Salário Bruto | 100% | R$ 1.518,00 |
| FGTS | 8,00% | R$ 121,44 |
| 13º Salário (Provisão) | 8,33% | R$ 126,45 |
| Férias (Provisão) | 8,33% | R$ 126,45 |
| 1/3 de Férias (Provisão) | 2,78% | R$ 42,19 |
| Multa FGTS (Provisão) | 4,00% | R$ 60,72 |
| Custo Mensal Adicional Mínimo | 31,44% | R$ 477,25 |
| Custo Total Mensal (R$ Salário + R$ Encargos) | 131,44% | R$ 1.995,25 |
Conclusão do Exemplo: Um funcionário que recebe R$ 1.518,00 de salário bruto custa, no mínimo, R$ 1.995,25 por mês à sua Microempresa. Isso representa um adicional de 31,44%.
4. Custos Indiretos e Operacionais (O Custo “Oculto”)
Um bom planejamento financeiro de uma ME deve incluir custos que, embora não sejam recolhidos em guia, são intrínsecos à manutenção do colaborador.
- Benefícios Opcionais: Vale-refeição/alimentação, planos de saúde, auxílio-creche.
- Treinamento e Capacitação: Investimento necessário para manter a produtividade.
- Custos de Recrutamento: Gastos com agências, anúncios de vagas e tempo do gestor.
- Custo de Reposição (Turnover): Despesas associadas à demissão (acertos) e à contratação de um substituto.
Especialista em Finanças: “Organizações de ponta, como a Fundação Getúlio Vargas (FGV), frequentemente citam que o custo total de um colaborador, incluindo todos os custos indiretos e operacionais, pode chegar a 150% a 180% do salário bruto.”
Conclusão: Planejamento é a Chave para o Empreendedor do Simples
Contratar na ME do Simples Nacional é indiscutivelmente mais vantajoso do ponto de vista tributário, mas exige disciplina na gestão do caixa. Saber que um salário de R$ 2.000,00 custa, na verdade, R$ 2.600,00 (mínimo) ou mais é o que diferencia o empreendedor de sucesso daquele que se afoga em dívidas trabalhistas.
A correta provisão mensal dos encargos anuais, como 13º e férias, garante que o dinheiro esteja disponível no momento certo, protegendo o fluxo de caixa da sua Microempresa.
Sua ME está provisionando os encargos corretamente?
Não deixe que os custos ocultos da CLT comprometam a saúde financeira do seu negócio.
